In den Aufgabenboards können Sie die zu erledigenden Aufgaben individuell koordinieren. Planen und strukturieren Sie Ihre Aufgaben nach Prioritäten oder Gewerken. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen detailliert den Aufbau der Aufgabenbereiche.
Sobald Sie auf den Menüpunkt Aufgaben in der Sidebar klicken, öffnen sich die Aufgabenboards.
Um die Erklärungen übersichtlich zu halten, haben wir den Artikel in 3 Teile unterteilt:
Teil 1: Das Sidebarmenü
In diesem Abschnitt erklären wir die Menüpunkte der Sidebar.
(1) Diese Funktion gibt es in doppelter Ausführung: Wenn Sie zum Projektmenü, also dem Dashboard mit der Übersicht zu Ihrem Projekt kommen wollen, klicken Sie entweder auf das Projekt selbst oder den Button Projektmenü.
(2) Unter Meine Aufgaben & Filter erscheinen alle Aufgaben, die Ihrem Gewerk oder Ihrer Person direkt zugewiesen wurden. Diese werden in der Listenansicht angezeigt und sind nach Priorität sortiert.
(3) Bereiche sind die Aufgabenboards, die Ihnen zu Verfügung stehen. Durch Klicken auf einer dieser Bereiche, öffnet sich die Kanban-Board Ansicht dazu.
Informationen zum Bemusterungsboard finden Sie hier.
Informationen zur Verwaltung der Sonderwünsche finden Sie hier.
(4) Wenn Sie ein neues Aufgabenboard erstellen wollen, klicken Sie auf Neuer Bereich. Nähere Informationen finden Sie unter dem Artikel Individuelle Boards erstellen und die Spalten umbenennen oder anordnen.
Teil 2: Die Optionsleiste
In diesem Abschnitt erklären wir die Funktionen der Optionsleiste.
(1) Hier können Sie nach Belieben zwischen der Kanban- und der Listenansicht wählen.
(2) Im Suchfenster besteht die Möglichkeit nach bestehenden oder abgeschlossenen Aufgaben zu suchen. Geben Sie dazu den Namen oder Anfangsbuchstaben der Aufgabe ein.
(3) Hier können Sie nach Belieben die Aufgaben sortieren.
(4) Um nach bestimmten Eigenschaften der Aufgaben zu filtern, klicken Sie den Filter Button. Anschließend können Sie verschiedenen Merkmale wählen, damit die Filterung eingegrenzt wird. Nähere Informationen finden Sie hier.
(5) In der Optionsleiste finden Sie zudem eine Exportfunktion. Damit können Sie die Aufgaben zusammengefasst als PDF/CSV auf dem PC abspeichern oder ausdrucken. Eine Erklärung dazu finden Sie hier.
(6) Hier finden Sie die allgemeinen Einstellungsoptionen zum jeweiligen Aufgabenbereich.
Teil 3: Die Ansicht
Das Projektmanagement in Planstack basiert auf der agilen Projektmanagementmethode und verwendet sogenannte Kanban-Boards, sowie eine Listenansicht, um Arbeitsabläufe zu visualisieren.
Mit den Aufgabenboards können Sie Ihr Projekt individuell verwalten.
Kanban-Board Ansicht
Bekannte Vorteile der der Kanban Methode sind u. a.:
Übersichtlichkeit zu jedem Zeitpunkt des Prozesses
Aufgaben werden Schritt für Schritt erledigt
Aufgaben im Workflow werden nicht weitergegeben, sondern von den Mitarbeitern selbst gewählt
Eigenständiges Arbeiten wird gefördert
Keine Aufgabe wird vergessen
Einsatz für jedes Projekt
Arbeiten im Team und Kommunikation miteinander wird gefördert
Zugriff auf das Board und damit auf Aufgaben von überall
(1) Hier wird der Name des Aufgabenboards angezeigt. Das kleine Informationssymbol öffnet die Beschreibung des Boards, welche bei der Erstellung hinterlegt wurde.
(2) Das ist die Bezeichnung der Phase, in der sich Ihre Aufgabe befindet. Diese ist - außer beim Bemusterungs- und Sonderwunschboard - auch jederzeit änderbar.
Bei Individuellen Boards (alle Boards außer Bemusterung & Sonderwunsch):
(1) Um eine Spalte umzubenennen oder zu löschen, klicken Sie auf die drei Punkte.
(2) Sie können nach belieben neue Spalten erstellen.
(3) Hier können Sie neue Aufgaben erstellen.
Mehr Informationen zur Erstellung finden Sie hier.
Der Aufbau von Aufgaben im Projektmanagement wird hier näher erklärt.
(4) Die Aufgaben sind hier jeweils den einzelnen Phasen zugeordnet. „Ziel“ des Projektmanagementboards ist es, alle Aufgaben von links nach rechts zu verschieben.
In den Bemusterungs- und Sonderwunschboards ist das Verschieben der Aufgabe von links nach recht über das jeweilige Aktionsfeld in der Aufgabe möglich.
Innerhalb der individuell erstellten Boards ist die Verschiebung der einzelnen Aufgaben durch Drag and Drop der einzelnen Kachel möglich.
Listenansicht
Die Listenansicht bietet die gleichen Informationen, wie die Kanban-Board Ansicht, nur in untereinander aufgeführten Spalten. So kann man durch die Ansicht scrollen und einzelne Phasen einklappen. Die Listenansicht wurde für die mobile Nutzung optimiert. Durch die geordnete und übersichtliche Strukturierung ist die Verwendung leicht und überschaubar.
(1) Hier wird der Name des Aufgabenboards angezeigt.
(2) Die aufklappbaren Phasen sind in der Listenansicht untereinander aufgeführt und mit der betreffenden Farbe gekennzeichnet. Die Zahl hinter der Phasenbezeichnung zeigt die Anzahl der Aufgaben in der jeweiligen Phase.
(3) Die Informationen der Aufgaben werden in Kategorien unterteilt, um wichtige Aspekte zu strukturieren und einen Überblick zu schaffen.
(4) Um eine Spalte umzubenennen oder zu löschen, klicken Sie auf die drei Punkte.
(5) Die Aufgaben sind hier jeweils den einzelnen Phasen zugeordnet. Um die Aufgabe zu öffnen, klicken sie auf den Namen.
Der Aufbau von Aufgaben wird hier näher erklärt.
(6) Hier können Sie neue Aufgaben erstellen (nur bei individuellen Boards).
Durch den Wechsel zwischen Kanban-Board und Listenansicht können Sie Ihre Präferenz wählen und haben dabei alle Aufgaben immer im Blick.